1. system penyusunan warkat menurut abjad
sebelum memasukin materi seharusnya kita mengerti terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan warkat dan apa aja jenis2nya:
WARKAT
Warkat merupakan alat pembayaran bukan tunai yang diperhitungkan
melalui Kliring. Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal
maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas,
ukuran, rancang bangun (format) dan mutu cetakan.
JENIS WARKAT
Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring
adalah:
a. Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang
Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden, cek perjalanan, cek pemberian atau cinderamata, dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia;
b. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya, termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI);
c. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer;
d. Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaan transfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal;
e. Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut; dan
f. Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut.
system penyusunan warkat menurut waktu
system penyusunan warkat menurut daerah
system penyusunan warkat menurut nomor
a) • Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.
Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
Tahap Awal
Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap PenulisanDengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
· Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
· Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap RevisiPemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.
2. Pada warkat jenis cek, wesel, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara menggunakan sistem nomor, dengan melihat nomor cek apakah benar atau tidak, wesel atau surat pembelian yang ada, disusunlah dari nomor yang terkecil hingga yang terbesar atau bisa sebaliknya. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.
3. Record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
Records yang tidak penting (non essential)
Records yang tidak dimanfaatkan
Records yang penting
Records yang sangat penting.
4. Tabulating, yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data,fakta peristiwa dan dampaknya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar