Pengertian dari Organisasi adalah Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan
ada juga menurut para ahli yang berpendapat tentang organisasai yakni:
- Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama .
- James D. mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
- Chester I Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
- Stephen P Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Pengertian organisasi :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan
Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:
• Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
• Mutlak dalam kegiatan manajemen
• Memanfaatkan segala sumber dan waktu
• Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
Istilah dari metode :
Yaitu suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.Jadii..
Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.
Teori Organisasi
1. Teori Organisasi Klasik (Teori Tradisional)
Teori klasik (classical theory) berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai tahun 1800 (abad 19). Secara umum digambarkan oelh para teoritisi klasik sebagai sangat desentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreativitas.
a. Teori Birokrasi
Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism. Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Organisasi itu legal, karena wewenangnya berasal dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas, dan organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.
b. Teori Administrasi
Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reily dari Amerika.
Henry Fayol industrialis dari Perancis, pada tahun 1841-1925 mengemukakan dan membahas 14 kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi adalah :
- Pembagian kerja (division of work)
- Wewenang dan tanggung jawab (authorityand responsibility)
- Disiplin (discipline)
- Kesatuan perintah (unity of command)
- Kesatuan pengarahan (unity of direction)
- Mendahulukan kepentingan umum daraipada pribadi
- Balas jasa (remuneration of personnel)
- Sentralisasi (centralization)
- Rantai scalar (scalar chain)
- Aturan (oreder)
- Keadilan (equity)
- Kelanggengan personalia (stability of tenure of personnel)
- Inisiatif (initiative)
- Semangat korps (spirit de corps)
ORGANISASI DAN METODE :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan
Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:
§ Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
§ Mutlak dalam kegiatan manajemen
§ Memanfaatkan segala sumber dan waktu
§ Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
MANAJEMEN :
Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan
Kegitan Manajemen :
- Organizing (pengorganisasian):
Proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam penempatan orang atau staf diharapkan objektif
- Motivating (motivasi):
Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai, memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau jasmaniah. Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan pengalaman, penelenggaraan human relation dengan tepat Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan, pemberian tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan jaminan pemeliharaan kesehatan
- Controlling (pengendalian):
Mengadakan pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang harus dilakukan selanjutnya
- Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:
Ø Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
Ø Uang atau Biaya (Money)
Ø Bahan-bahan atau Material (Materials)
Ø Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)
Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:
Ø Tata kerja (Methods)
Ø Pasar (Market)
Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.
2. Sejarah O & M
Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.
Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:
Mengadakan prognosis (problems observation)
Mengadakan diagnosis (problems identification)
Menentukan sebab-sebab (reasions determination)
Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)
3.Istilah-istilah O & M
Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.
Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:
Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi
Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
Membantu penempatan staf
Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan
Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi
Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.
O & M sebagai alat Analisis & Survey
Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.
Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:
Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:
- Perumusan tujuan survei
- Penentuan ruang lingkup
- Penentuan sasaran
- Penentuan sampling
- Persiapan program
- persiapan pelaksanaan
Pelaksanaan Survei
v Pengumpulan data
v Pengumpulan fakta:
§ Peninjauan langsung
§ Wawancara
§ Diskusi
§ Membagikan survey
§ Riset
Pengolahan
ü Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
ü Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternative,Penyajian
ü Penyerahan laporan
ü Pemaparan
ü Penerapan
ü Pembinaan hubungan kontinyu
ü Penugasan
ü Penilaian
RUANG LINGKUP O & M
► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)
